如何降低沟通障碍和减少干扰?

(1)树立主动的沟通意识。人的行为受人的意识支配，只有强烈的意识才会产生直接的行动。树立主动的沟通意识包括两个方面的内容。
1)首先，管理者要树立主动的沟通意识。企业管理者沟通意识的强弱，直接关系到企业内部沟通的有效开展。一个企业或部门的领导应有主动的沟通态度，给予员工表达意见的机会，以促使上下意见一致，从而培养上下的整体利益观念。
2)其次，员工亦须树立正确主动的沟通意识。员工应明确沟通是双向的，不能总是等待领导来沟通，当需要获知某些消息或有某种需求时，也可以主动地与下级沟通，这也是争取权力和贡献智慧的有效途径。
(2)创造有利的沟通环境。环境是影响有效沟通的一个重要因素，营造一个相互信任、有利于沟通的氛围的关键是培育积极的企业文化。企业可逐渐地形成一套自己独有的价值观、理念，这种价值观以优质服务为核心，以良好沟通为特色。
(3)员工沟通不能独立于员工性格特点而孤立存在，员工的精神状态、价值观念、交往习惯等多种人格特征都可能形成沟通障碍。信息沟通者之间应以相互尊重、促进合作的心理状态实现沟通。要注意缩短沟通者之间的心理距离，沟通要注意实事求是、不怀成见。
1)在下向沟通中，管理人员必须准确地理解信息的含义。包括信息自身的内容、信息对沟通对象的意义，培养积极的沟通态度。根据工作、员工的需要，与员工分享信息。在信息沟通过程中，建立相互信任的氛围，说与听具有同样的意义。
2)在上向沟通中，积极鼓励员工提出建议和意见，反映情况，建立合理的沟通层次，减少因层次过多而造成对信息的过滤和失真。上向沟通的信息需要给子回复的，必须答复。
(4)注意沟通语言的选择。实现员工沟通的信息载体、沟通形式多种多样，信息沟通需注意以下几点。
1)必须注意沟通语言、符号的适应性与准确性，减少语言失真对沟通的干扰。词语运用应避免引起歧义，不使用歧视性语言，文字要具有可读性，简明扼要。
2)在可以借助图像进行沟通的场合，应尽可能使用图像，一段工作录像或一张照片寓意无穷。恰当的图像是语言形象化的助手。
3)借助行为了解信息，适当运用体态语言。
4)标准管理表单设计科学、合理。